Microsoft 365 ist aus den meisten Unternehmen nicht wegzudenken. Anwendungen wie Word, Teams und SharePoint erleichtern Ihren Usern den Arbeitsalltag: Sie können leicht neue Dateien erstellen und miteinander teilen.
Diese Daten müssen aber auch geschützt werden, insbesondere in Zeiten von Ransomware-Angriffen. Dabei glauben viele IT-Verantwortliche, dass dies automatisch in der Microsoft-Cloud geschehen würde. Tatsächlich bietet sie aber nur begrenzten Schutz.
Im vorliegenden Artikel erfahren Sie, wie Sie dieses Problem beheben können, indem Sie Microsoft 365 Backup nutzen, das native Backup-Tool von Microsoft. Sie erfahren aber auch, warum es Sinn machen kann, auf eine umfassendere Backup-Lösung zurückzugreifen.
Kostenfreies Whitepaper:
„Backup & Recovery: 14 Tipps von IT-Profis“
Wenn Sie sich noch genauer über die Sicherung Ihrer Daten informieren möchten, dann laden Sie sich unser Whitepaper „Backup & Recovery: 14 Tipps von IT-Profis“ herunter.
Was ist Microsoft 365 Backup?
Microsoft 365 Backup ist die Datensicherungs-Funktion in der Microsoft-365-Suite. Mit ihr lassen sich die Daten aus Diensten wie OneDrive oder SharePoint sichern und wiederherstellen. Microsoft 365 Backup geht dabei deutlich über die automatische Synchronisation der Daten in der Cloud hinaus, zum Beispiel was die Versionierung angeht.
Microsoft 365 Backup ist damit ein wichtiger Baustein für die Cybersecurity von Unternehmen. In Zeiten von Ransomware-Angriffen stellt die Lösung sicher, dass sämtliche Microsoft-365-Daten im Falle eines Incidents schnell wiederhergestellt werden können.
Microsoft 365 Backup ist nicht automatisch aktiviert, sondern ein kostenpflichtiger Zusatzdienst, der erst vom Unternehmen freigeschaltet werden muss. Hieraus spricht das Shared-Responsibility-Modell von Microsoft: Microsoft kümmert sich um die Infrastruktur, die Unternehmen um die Datensicherung.
Warum Microsoft 365 Backup?
Viele KMU sehen keine Notwendigkeit, dedizierte Backups anzufertigen. „Es wird doch eh alles in der Cloud gespeichert“, hört man oft in Kundengesprächen.
Zwar ist es richtig, dass die Microsoft-Cloud grundsätzlich ein hohes Sicherheitsniveau bietet, indem Daten gespiegelt und mehrfach abgesichert werden. Es ist auch richtig, dass sich auf diese Weise Notfall-Wiederherstellungen durchführen lassen.
Aber: Es kann nur der letzte Stand der Daten abgerufen werden – nicht vorhergehende Versionen. Außerdem sind die Aufbewahrungszeiten für den professionellen Gebrauch meist nicht ausreichend, Stichwort Compliance. Und die Daten lassen sich nicht granular wiederherstellen (siehe auch Blogartikel „Die 15 häufigsten Gründe für Datenverlust“).
Microsoft 365 Backup geht hier einen wichtigen Schritt weiter. Es werden regelmäßig Backups Ihrer Microsoft-365-Umgebung angefertigt, die für einen längeren Zeitraum vorgehalten werden. Und zum Teil lassen sich Daten auch granular wiederherstellen, was in Zukunft noch ausgebaut werden soll.
Damit können Sie die Business Continuity Ihres KMU wesentlich zuverlässiger garantieren, als dies mit der reinen Cloud-Synchronisation der Fall wäre, insbesondere im Hinblick auf Ransomware-Angriffe.
Details
Hier die wichtigsten Eckpunkte zu Microsoft 365 Backup.
Preis
Microsoft 365 Backup ist eine Pay-as-you-go-Lösung. Um das Tool nutzen zu können, benötigen Sie ein Microsoft-Azure-Abonnement. Der Preis beträgt 0,15 USD pro Gigabyte (Stand 01/2025) und bezieht sich auf die Größe der gesicherten Dateien; der Wiederherstellungsvorgang ist kostenlos.
Sie benötigen jedoch keine separate Lizenz. Nur für die Quelldaten aus den entsprechenden Microsoft-Anwendungen sind Lizenzen erforderlich.
Wiederherstellungspunkthäufigkeit
Die Wiederherstellungspunkthäufigkeit hängt von der zugrundeliegenden Anwendung ab. Bei Exchange beträgt sie 10 Minuten; das gilt für das gesamte Vorjahr.
Bei OneDrive und SharePoint beträgt sie ebenfalls 10 Minuten; allerdings gilt dies nur für die letzten 14 Tage. Davor bis zu einem Jahr zurück in die Vergangenheit gilt ein wöchentlicher Turnus.
Wiederherstellungsgeschwindigkeit
Die Wiederherstellungsgeschwindigkeit liegt bei 1–3 TB pro Stunde. Das bedeutet: Im Falle eines Incidents können Sie Ihre Daten schnell wieder nutzen.
Aufbewahrungszeitraum
Aktuell werden die Backups für ein Jahr gespeichert. Gerechnet wird ab dem Änderungszeitpunkt bzw. der Erstellung des Snapshots. Microsoft hat angekündigt, diesen Zeitraum in Zukunft auch länger bzw. kürzer einstellen zu können.
Compliance
Microsoft berücksichtigt gesetzliche Vorgaben an die Speicherung von Daten, zum Beispiel was Kunden aus der EU angeht.
Welche Produkte werden unterstützt?
Diese Microsoft-Produkte können mithilfe von Microsoft 365 Backup gesichert werden.
Microsoft OneDrive
Sichern Sie die OneDrive-Konten Ihrer User. Auch Metadaten werden berücksichtigt, zum Beispiel der Zeitpunkt der letzten Änderung ebenso wie Freigabeberechtigungen. Außerdem wird es in Kürze möglich sein, gezielt einzelne Dateien wiederherzustellen.
Microsoft SharePoint
Sie können Ihre SharePoint-Sites einfach sichern und wiederherstellen. Die granulare Wiederherstellung einzelner Dateien wird in Kürze folgen.
Microsoft Exchange
Sie können sämtliche Postfächer in Exchange sichern und wiederherstellen. Dies schließt auch die granulare Wiederherstellung einzelner gelöschter Items ein, zum Beispiel weil Sie eine wichtige E-Mail aus Versehen gelöscht haben. Ebenso sind einzelne Kontakte, Kalender und Aufgabenelemente wiederherstellbar. Hierfür können Sie gezielt nach geänderten und gelöschten Elementen suchen.
Microsoft Teams
Aktuell ist es nicht möglich, Team-Chats oder andere auf Teams-Servern gespeicherte Daten zu sichern. Microsoft hat aber angekündigt, diese Funktion in Zukunft anzubieten. Was bereits möglich ist: Wenn Sie Ihre Sicherungsrichtlinie entsprechend konfigurieren, werden die SharePoint-Sites eines Teams-Kanals gesichert.
Die Vorteile
Diese Vorteile bietet Ihnen Microsoft 365 Backup.
Schutz vor Cyberattacken
Cyberattacken, und insbesondere Ransomware-Angriffe, sind zu einem Dauerthema für KMU geworden. Viele der betroffenen Unternehmen zahlen Millionen von Euro, um wieder auf ihre Daten zugreifen zu können (siehe auch Blogbeitrag „Ransomware-Schutz: Die Top-12-Maßnahmen für Unternehmen“).
Mit Microsoft 365 Backup schützen Sie sich vor solchen Erpressungen. Indem Sie immer eine nicht infizierte Datenkopie vorliegen haben, können Sie die Lösegeldforderungen der Hacker ignorieren.
Schutz vor User-Fehlern
Im betrieblichen Alltag kommt es regelmäßig vor, dass Daten aus Versehen gelöscht werden, obwohl sie noch benötigt werden. Insbesondere in Projekt-Situationen mit vielen Beteiligten geht das schnell. Mit Microsoft 365 Backup können Sie Dateien selbst dann noch wiederherstellen, wenn diese bereits nicht mehr im Papierkorb angezeigt werden.
Einfache Verwaltung
Microsoft 365 Backup ist bereits in Ihr Admin Center integriert. Hier können Sie das Tool mit wenigen Klicks einrichten und aktivieren. Das gestaltet die Durchführung von Backups sehr komfortabel.
Business Continuity
Wenn die IT-Systeme ausfallen, steht der ganze Betrieb still. Microsoft 365 Backup sorgt dafür, dass solche Ausfälle gar nicht erst auftreten oder zumindest kurz gehalten werden.
Schnelle Wiederherstellung
Microsoft 365 Backup überzeugt durch seine hohe Geschwindigkeit bei der Wiederherstellung. Wenn Sie Ihre Daten zum Beispiel an einem isolierten Remote-Standort gesichert haben, kann das den Recovery-Prozess deutlich verzögern – manchmal um Tage. Mit Microsoft 365 Backup sind Sie dagegen in wenigen Stunden wieder online.
Compliance-Anforderungen
Die reguläre Microsoft-Cloud hat vergleichsweise kurze Speicherfristen, zum Beispiel was Daten im Papierkorb angeht. Damit werden Sie kaum Compliance-Anforderungen gerecht. Mit einer echten Backup-Lösung sind Sie besser aufgestellt und können auch bei IT-Audits bestehen.
Microsoft-Service-Ausfälle
Sollte es zu einem Ausfall der Microsoft-Server kommen, haben Sie immer noch eine Kopie, mit der Sie weiterarbeiten können. Das setzt aber voraus, dass Sie Ihre Backup-Kopie lokal oder in der Cloud eines anderen Anbieters abgelegt haben. Dies ist unter Verwendung von Drittanbieter-Tools machbar.
Wie Sie das Tool einrichten & benutzen
Die Einrichtung und Benutzung von Microsoft 365 Backup erfolgt in vier Schritten.
1. Voraussetzungen schaffen
Im ersten Schritt müssen Sie die Bezahlmethode einrichten.
Begeben Sie sich dafür ins Microsoft 365 Admin Center. Klicken Sie im linken Sidebar auf „Setup“. Scrollen Sie dann nach unten, bis zum Abschnitt „Dateien und Inhalte“. Klicken Sie hier auf „Automatisieren von Inhaltsprozessen mit Syntex“ und dann auf „Zu Syntex-Einstellungen wechseln“.
Quelle: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/backup/backup-billing?view=o365-worldwide
Hier sehen Sie nun die Option „Einrichtung der nutzungsbasierten Abrechnung“. Klicken Sie das Feld und klicken Sie dann rechts auf „Zu Abonnements wechseln“. Unter Abonnements können Sie die nutzungsbasierte Abrechnung auswählen und einrichten. Klicken Sie dafür oben links auf „Hinzufügen“ und folgen Sie den Anweisungen.
Sie haben nun ein Azure-Abonnement für Microsoft 365 Backup angelegt. Wichtig: Ihre Rolle muss „Besitzer“ oder „Mitwirkender“ sein, um mit der Einrichtung fortfahren zu können.
Als Nächstes müssen Sie eine Ressourcengruppe definieren. Klicken Sie dafür oben im Azure Portal unter „Azure Dienste“ auf „Ressourcengruppe“. Klicken Sie auf „Erstellen“. Vergeben Sie nun einen Namen und wählen Sie die Region aus. Sie können optional auch Tags vergeben.
Kehren Sie zu „Einrichtung der nutzungsbasierten Abrechnung“ zurück. Wählen Sie im rechten Sidebar aus den Dropdowns Ihr Azure-Abonnement, Ihre Ressourcengruppe und Ihre Region aus.
Geschafft!
2. Sicherung aktivieren
Gehen Sie wieder zu „Setup“. Scrollen Sie dann nach unten, bis zum Abschnitt „Dateien und Inhalte“. Klicken Sie hier auf „Automatisieren von Inhaltsprozessen mit Syntex“ und dann auf „Zu Syntex-Einstellungen wechseln“.
Wählen Sie aus dem linken Sidebar „Speicher“ aus.
Aktivieren Sie dann die Sicherung, indem Sie zuerst auf „Sicherung“ und dann auf „Speichern“ klicken.
3. Backup-Richtlinien konfigurieren
Im finalen Schritt erstellen Sie für jeden Ihrer Microsoft-365-Dienste eine Sicherungsrichtlinie. Dies betrifft SharePoint, Exchange und OneDrive.
Begeben Sie sich zurück ins Microsoft 365 Admin Center. Klicken Sie im linken Sidebar unter „Einstellungen“ auf „Microsoft 365-Sicherung“. Nun öffnet sich ein Dialogfenster mit den verschiedenen Diensten. Wir beschreiben das Prozedere hier beispielhaft anhand von SharePoint.
Klicken Sie unter SharePoint auf „Richtlinie einrichten“.
Zunächst wird Ihnen ein Überblick mit wichtigen Details zu Microsoft 365 Backup angezeigt. Hier wird zum Beispiel erklärt, wie oft SharePoint-Websites gesichert werden und was die Aufbewahrungsfristen sind. Klicken Sie auf „Speichern“.
Im nächsten Schritt können Sie die Auswahlmethode festlegen. Sie haben die Wahl zwischen:
- Hochladen einer Liste von Websites in eine CSV-Datei
- Websites sichern, die bestimmten Filtern entsprechen
- Websites einzeln auswählen
Zum Abschluss werden Sie aufgefordert, die Richtlinie zu überprüfen. Dann wird die SharePoint-Sicherungsrichtlinie erstellt, was einige Minuten dauern kann.
4. Wiederherstellung durchführen
Für die Wiederherstellung begeben Sie sich auf die Microsoft-365-Backup-Übersichtsseite.
Dort haben Sie verschiedene Optionen:
- Typ des Inhalts auswählen
- Websites hinzufügen
- Knoten hinzufügen
- Datum und Uhrzeit auswählen
- Das Ziel für die Wiederherstellung angeben
Danach können Sie die Wiederherstellung per Klick aktivieren.
Warum Microsoft 365 Backup erst der Anfang ist
Microsoft 365 Backup ist ein Schritt in die richtige Richtung. Es ist eine dedizierte Backup-Lösung, welche ein solides Maß an Versionierung bietet und eine zügige Wiederherstellung erlaubt.
Trotzdem: Ein einzelnes Tool sollte niemals die komplette Backup-Strategie eines Unternehmens ausmachen. KMU benötigen ein umfassendes Sicherheitskonzept, welches jede Eventualität abdeckt.
Wichtig ist hier das Thema Redundanz. Bei Microsoft landen alle Daten in derselben Cloud. Besser ist es, Kopien an unterschiedlichen Standorten bzw. bei unterschiedlichen Cloud-Betreibern aufzubewahren. Zum Beispiel macht es Sinn, ein lokales Backup unter Verwendung eines Air Gaps zu erstellen und parallel dazu mehrere Cloud-Backups in unterschiedlichen Cloud-Umgebungen vorzuhalten. So sind Sie auch dann abgesichert, falls die Microsoft-Server einmal nicht erreichbar sind.
Ein professioneller Service-Provider bietet Ihnen außerdem viele weiterführende Dienste an, zum Beispiel Storage-Lösungen, Incident-Management oder auch Nutzer-Schulungen.
Das ist überhaupt der wichtigste Punkt: Ein Partner wie Proact lässt Sie nicht alleine. Wir stellen Ihnen nicht nur die technische Lösung zur Verfügung, sondern begleiten Sie fortlaufend bei Ihren IT-Projekten.
Sichern Sie Ihre Microsoft-365-Daten – mit Proact!
Sie möchten Ihre Microsoft-365-Daten sichern und wünschen sich dafür einen verlässlichen Partner? Dann sollten Sie sich mit unseren Proact-Experten unterhalten.
Mit unseren Backup-as-a-Service-Lösungen müssen Sie sich um nichts kümmern. Wir erstellen regelmäßig Sicherungskopien aller Microsoft-365-Daten für Sie. Ob OneDrive-Dateien, wichtige E-Mails oder komplette SharePoint-Sites – Ihre Informationen lassen sich mit nur wenigen Klicks wiederherstellen.
Unsere Proact-Experten übernehmen sämtliche Arbeitsschritte. Das reicht von der Einrichtung der Lösung über die Backup-Durchführung bis hin zur Recovery. Auf diese Weise entlasten wir Ihre IT-Mitarbeiter, die sich voll auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
Dabei gehen unsere Services deutlich über die Standard-Lösung von Microsoft hinaus. Beispielsweise können wir Ihre Microsoft-365-Daten auf Wunsch in verschiedenen Cloud-Umgebungen abspeichern. Auch lokale Sicherungskopien mit Air Gap sowie Immutable Backups realisieren wir für Sie.
Und am wichtigsten: Sie haben immer einen persönlichen Ansprechpartner. Wir bleiben ständig mit Ihnen in Kontakt und unterstützen Sie bei allen Fragen und Problemen.
Das klingt interessant? Dann kontaktieren Sie uns jetzt für ein kostenloses Beratungsgespräch. Wir freuen uns schon, von Ihnen zu hören!
Kostenfreies Whitepaper:
„Backup & Recovery: 14 Tipps von IT-Profis“
Wenn Sie sich noch genauer über die Sicherung Ihrer Daten informieren möchten, dann laden Sie sich unser Whitepaper „Backup & Recovery: 14 Tipps von IT-Profis“ herunter.