Wie Sie Cold Data auslagern und Kosten sparen

Die digitale Transformation hat zu einem gewaltigen Daten-Aufkommen geführt: Unternehmen produzieren jeden Tag neue Informationen, die gespeichert werden müssen, von Kunden-Transaktionen über Produktdetails bis hin zu Sensordaten.

Doch nicht alle diese Daten sind gleich beschaffen: Auf bestimmte Informationen muss häufig zugegriffen werden, auf andere Informationen hingegen nur selten. Diese letzte Gruppe wird als Cold Data bezeichnet.

In diesem Artikel betrachten wir, wie Sie Cold Data am besten verwalten und kostengünstig aufbewahren. Wir vergleichen verschiedene Speicherlösungen, sprechen über Data Tiering und diskutieren Compliance-Anforderungen.

Was ist Cold Data?

Cold Data („Kalte Daten“) sind Informationen, die Unternehmen nur selten verwenden, aber trotzdem aufbewahren müssen. Das kann beispielsweise mit Compliance-Auflagen in der Finanzbranche zusammenhängen. Staatliche Stellen möchten auch Jahre später noch nachvollziehen können, welche Transaktionen getätigt wurden.

Unternehmen können Cold Data aber auch für interne Zwecke aufbewahren. Häufig werden Produktions- oder Sensordaten gesammelt, mit denen erst einmal nichts geschieht. Das Unternehmen hat so die Option, später Analytics-Use-Cases zu realisieren.

Beispiele für Cold Data sind:

• Alte, nicht mehr verwendete Projektdateien
• E-Mail-Verläufe
• Kunden-Informationen
• Log Files
• Produktionsdaten

Die Herausforderung besteht darin, Cold Data sicher und gleichzeitig günstig abzuspeichern. Sicher, weil die Daten häufig personenbezogene Informationen enthalten und/oder Compliance-relevant sind. Günstig, weil es sich meist um große Mengen Daten handelt.

In der Praxis wird Cold Data jedoch oft zu teuer untergebracht. Die Daten werden in Speicherklassen „geparkt“, die eigentlich nur für Warm oder Hot Data verwendet werden sollten. Hier gehen sie leicht vergessen und verursachen unnötige Kosten.

Hot vs. Warm vs. Cold

Um Cold Data optimal zu verwalten, müssen Sie zuerst die Grenze zu Hot und Warm Data ziehen. Hier sind die Faktoren, die Sie beachten sollten:

Nutzungshäufigkeit

Der wichtigste Faktor ist, wie oft die Daten abgerufen werden. Grob kann man sagen:

• Hot Data wird täglich oder fast täglich abgerufen
• Warm Data wird alle paar Wochen oder Monate genutzt
• Cold Data wird seltener als einmal pro Quartal verwendet

Die Herausforderung besteht darin, Ihre Daten entsprechend einzuordnen. Bei den großen Daten-Mengen, mit den Unternehmen umgehen, kann das Ihre Mitarbeiter schnell überfordern. Einen Ausweg bieten moderne KI-Tools, welche die Daten-Klassifikation automatisieren.

Kritikalität

Manche Daten möchten Sie vielleicht „näher“ am Unternehmen aufbewahren, selbst wenn sie nur selten abgerufen werden. Das betrifft zum Beispiel Geschäftsgeheimnisse wie Rezepturen oder neue Technologien. Auch dieser Faktor sollte bei der Einteilung berücksichtigt werden.

Compliance-Überlegungen

Manche Daten können Sie nicht in die Public Cloud auslagern, weil Compliance-Bedenken dagegen sprechen. Informieren Sie sich deshalb, welche Regularien auf Ihre Industrie zutreffen, bevor Sie eine Cloud-Migration durchführen.

Recovery Time

Es kann eine Rolle spielen, wie schnell bestimmte Daten wiederhergestellt werden können. Falls es zu einem Vorfall kommt, sind vielleicht plötzlich Cold Data gefragt, die regulär kaum benötigt werden. Dann kann es von Vorteil sein, wenn diese lokal vorgehalten wurden.

10 Best Practices für den Umgang mit Cold Data

Mit diesen Best Practices gelingt die Verwaltung von Cold Data.

1. Verwenden Sie automatisches Data Tiering

Object-Storage-Lösungen wie Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) verfügen über automatische Tiering-Tools. Mit diesen können Sie Daten automatisch in günstigere Speicherklassen verschieben, abhängig von der Nutzungshäufigkeit und vom Datentyp.

Voraussetzung dafür sind gut durchdachte Data-Policies. Zum Beispiel könnten Sie darin festlegen, dass Log Files direkt „tiefer“ ins System wandern als alte Projekt-Dateien, die vielleicht doch noch gelegentlich abgerufen werden.

Praktisch: Mit NetApp ONTAP S3 und auch Proact Cloud Object Storage können Sie selten genutzte Daten automatisch als inaktiv kennzeichnen. Standardmäßig geschieht dies nach 30 Tagen. Sie können das Intervall aber flexibel auf Ihre Geschäftsbedürfnisse anpassen. Die Verwaltung erfolgt über ein praktisches Interface. Hier sehen Sie auf einen Blick, wie viel Cold Data aktuell existiert, wo diese Daten gespeichert werden, wie „kalt“ die Daten tatsächlich sind (Nutzungshäufigkeit) und vieles mehr. Auf diese Weise können Sie selten genutzte Daten schnell und unkompliziert auf eine günstige Speicherlösung wie Amazon S3 verschieben und Ihre High-Performance-Systeme entlasten. Proact ist einer der weltweit größten NetApp-Partner und gleichzeitig Amazon-S3-Reseller. Wir übernehmen gerne die komplette Umsetzung für Sie. Sprechen Sie uns an.

2. Nutzen Sie KI-Data-Compression

Klassische Komprimierungsverfahren wie ZIP kennt jeder. KI-Data-Compression geht einen Schritt weiter: Daten werden intelligent analysiert und verkleinert, ohne dass es zu Qualitätsverlusten kommt. Unter Verwendung dieses Verfahrens können Sie zwischen 60 und 80 Prozent Speicherplatz einsparen, wenn es sich um textbasierte Dateien handelt. Aber selbst bei Video-Dateien können noch Einsparungen zwischen 20 und 50 Prozent erzielt werden.

3. Überprüfen Sie Ihre Data-Retention-Policies

An gesetzlichen Compliance-Auflagen führt kein Weg vorbei. KMU sollten jedoch regelmäßig überprüfen, ob ihre Policies noch aktuell sind. Unter Umständen werden Daten länger vorgehalten als dies tatsächlich nötig ist oder es werden sogar die falschen Daten archiviert.

In diesem Zusammenhang sollten Sie auch Data-Lifecycle-Regeln festlegen. Mit entsprechenden Tools können dann Daten, die nicht mehr gebraucht werden, automatisch gelöscht werden.

4. Testen Sie Storage-as-a-Service

Bei Storage-as-a-Service (STaaS) übernimmt ein spezialisierter Provider die Organisation von Cold Data. In vielen Fällen bekommen Sie hier besser auf Sie zugeschnittene Lösungen, als wenn Sie direkt bei einem der großen Cloud-Anbieter einkaufen würden. Proact kann Sie mit maßgeschneiderten S3-Lösungen unterstützen, die wir für Sie planen, implementieren und betreuen.

5. Erwägen Sie Off-Peak-Deals

Es gibt Cloud-Provider, die zu bestimmten Uhrzeiten günstigere Tarife anbieten (häufig in den Abendstunden oder nachts). Preis-Nachlässe kann es auch geben, wenn Sie Rechenzentren in weniger stark ausgelasteten Regionen nutzen, zum Beispiel in Osteuropa. Das sind beides Möglichkeiten, Kosten zu sparen.

Achten Sie jedoch darauf, wo genau sich die Rechenzentren befinden, um Compliance-Verletzungen zu vermeiden. Falls Sie sich für die günstigen Zeitfenster entscheiden, schauen Sie, welche Automatisierungs-Tools es gibt. Auf diese werden Sie zurückgreifen müssen, wenn Ihre Mitarbeiter nach Feierabend nicht mehr verfügbar sind.

6. Recherchieren Sie nachhaltige Rechenzentren

Manche Cloud-Storage-Provider betreiben Ihre Rechenzentren mit erneuerbaren Energien. In bestimmten Fällen kann das günstiger sein, weil zum Beispiel lokale Gegebenheiten genutzt werden, wie Solarstrom in südeuropäischen Ländern. Daneben ist „Green IT“ auch ein Kundengewinnungs-Faktor. Viele Unternehmen schätzen es, wenn ihre Partner auf Nachhaltigkeit setzen. Der Klimawandel ist eine der größten Herausforderungen unserer Zeit. Wir bei Proact tun alles dafür, unseren Beitrag zur Reduzierung der Treibhausgasemissionen zu leisten.

7. Implementieren Sie Hybrid-Cloud-Lösungen

Hybrid Clouds sind optimal, um zwischen Hot und Cold Data hin und her zu wechseln. Häufiger verwendete Daten werden on-prem vorgehalten, was zu kurzen Latenzzeiten beiträgt. Dagegen wandert Cold Data in die günstige Public Cloud – vorausgesetzt, dass keine Compliance-Einwände bestehen.

8. Nutzen Sie Erasure Coding

Viele Unternehmen duplizieren Datensätze, um Redundanz zu gewährleisten. Dies verbraucht jedoch große Mengen Speicherplatz. Eine Alternative bietet Erasure Coding. Dabei werden Daten aufgespalten und durch Paritätsdateien ergänzt. Diese werden nun auf verschiedene Speicherorte verteilt.

Das Besondere: Dateien können auf diese Weise selbst dann wieder hergestellt werden, wenn nicht alle Fragmente vorliegen. Das bedeutet ein hohes Maß an Data Durability, ohne dass die Datei dupliziert werden müsste.

9. Denken Sie über Langzeit-Verträge nach

Viele Cloud-Provider bieten Ihnen bessere Konditionen, wenn Sie sich auf eine langfristige Vertragsbindung einlassen. Damit können Sie insbesondere Cold-Data-Speicherkosten senken. Informieren Sie sich jedoch im Vorfeld genau, ob der Managed-Services-Provider zu Ihnen passt und was andere Kunden berichten. Alternativ gehen Sie zunächst eine kürzere, teurere Vertragsbindung ein. Beweist sich der Provider während dieser Testphase, wechseln Sie anschließend zu einem Langzeit-Vertrag.

10. Verwenden Sie KI-Tools

Mithilfe von KI-Tools können Sie Nutzungsmuster schneller ausmachen, als wenn Sie die Einteilung in Hot und Cold Data manuell vornehmen müssten. Außerdem helfen die Tools bei der Zuweisung von passenden, günstigen Speicherklassen. Nicht zuletzt erkennen KI-Tools auch ungewöhnliche Zugriffsmuster und verbessern so die Cybersecurity.

Verwalten Sie Cold Data – mit Proact!

Möchten Sie Cold Data intelligent und kostengünstig verwalten? Dann sollten Sie sich mit unseren Proact-Storage-Experten unterhalten. Wir sind einer der weltweit größten NetApp-Partner und außerdem S3-Reseller. Auf diese Weise können wir praktisch jedes Speicherszenario für Sie umsetzen. Um die für Sie optimale Lösung zu schaffen, verwenden wir den folgenden, vierstufigen Einführungs-Prozess.

1. Analyse

Im ersten Schritt betrachten wir Ihre aktuelle Datenspeicher-Umgebung. Dafür arbeiten wir eng mit Ihren Inhouse-Experten zusammen, um Ihre Anforderungen genau zu verstehen. Wir analysieren Ihre Datenverarbeitungszyklen, die Datenzugriffsfrequenz sowie Compliance-Anforderungen.

2. Strategie

Im zweiten Schritt entwerfen wir eine auf Sie zugeschnittene Cold-Data-Strategie. Wir evaluieren, welche Systeme und Tools für Sie am meisten Sinn machen. Dazu zählen zum Beispiel Object-Storage-Lösungen, Cloud-Storage-Modelle und Langzeitarchivierungs-Konzepte. Wir finden den optimalen Kompromiss aus Infrastruktur- und Budget-Anforderungen.

3. Implementierung

Nun geht es an die Umsetzung Ihrer neuen Speicherlösung. Wir migrieren Cold Data, legen unternehmensweite Data-Storage-Policies fest (natürlich in Absprache mit Ihnen) und sorgen für eine nahtlose Verknüpfung mit bestehenden Systemen. Dabei achten wir darauf, den laufenden Geschäftsbetrieb so wenig wie möglich zu beeinträchtigen.

4. Optimierung

Auf die Implementierung folgt die Optimierung. Unser Ziel – die Speicherlösung so verfügbar, effizient und kostengünstig wie möglich zu betreiben. Großen Wert legen wir auf die Einrichtung eines Data-Tiering-Systems. Selten genutzte Daten werden so automatisch in eine günstige Speicherklasse verschoben. Ebenso komprimieren wir Ihre Daten, um den vorhandenen Speicherplatz voll auszunutzen. Dafür nutzen wir unter anderem Erasure Coding und KI-Komprimierungsverfahren.

5. Support

Proact lässt Sie zu keinem Zeitpunkt alleine. Egal ob Sie ein technisches Problem haben, Unterstützung bei Audits benötigen oder bei Compliance-Fragen beraten werden möchten – wir sind für Sie da.

Kurz gesagt: Proact ist Ihr verlässlicher Datenspezialist.

Das klingt interessant? Dann kontaktieren Sie uns jetzt für ein kostenloses Beratungsgespräch. Wir freuen uns schon, von Ihnen zu hören!