Wie Sie mit Microsoft Copilot die Produktivität im Unternehmen steigern

KMU müssen mit begrenzten Ressourcen möglichst viel erreichen. Künstliche Intelligenz und insbesondere virtuelle Assistenten bieten hier eine große Chance. Sie befähigen Ihre Endanwender, noch produktiver zu sein.

Die aktuell interessanteste Lösung am Markt ist Microsoft Copilot. Dafür gibt es zwei Gründe: Zum einen verwendet Copilot das GPT-Modell, welches wesentlich für die KI-Revolution verantwortlich ist. Microsoft hat hier früh aufs richtige Pferd gesetzt und in OpenAI, das Team hinter GPT investiert. Microsoft-Kunden profitieren nun von dieser Weitsicht.

Zum anderen ist Microsoft 365 Copilot nahtlos in Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint integriert. Das macht es Ihren Usern leichter, sich mit der KI „anzufreunden“, zum Beispiel, indem Copilot aus der Anwendung heraus Prompt-Vorschläge macht.

Erfahren Sie in diesem Artikel mehr darüber, welche Chancen das Tool bietet, welche Copilot-Versionen existieren und wie Sie besonders effektive Prompts formulieren.

Definition: Was ist Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot ist ein KI-basierter, virtueller Assistent. Er unterstützt Ihre Anwender bei zahlreichen Aufgaben wie der Texterstellung oder beim Zusammenfassen von Video-Calls. Dadurch erhöht sich die Produktivität im Unternehmen beträchtlich.

Ihre User interagieren mit Copilot in natürlicher Sprache, so als ob sie mit einem Menschen kommunizieren würden. Die Verwendung von Schlagwörtern, typisch für klassische Suchmaschinen, entfällt. Zum Beispiel könnte ein User fragen, „Welche Geschäftsbereiche sind im letzten Quartal am stärksten gewachsen und warum?“ Die KI würde dann detailliert auf Zahlen und Gründe eingehen. Solche Anfragen in natürlicher Sprache bezeichnet man als Prompt.

Copilot wird in verschiedenen Versionen ausgeliefert, auf die wir später genauer eingehen werden. Die wichtigste Version für Unternehmen ist Microsoft 365 Copilot. Dieser Zusatzdienst erweitert zahlreiche Microsoft-Programme um Copilot-Funktionen. Dazu gehören unter anderem:

• Word
• Excel
• PowerPoint
• Outlook
• Teams
• Viva
• Power BI
• Dynamics 365
• Loop
• Whiteboard
• Windows

Microsoft führt fortlaufend neue Copilot-Funktionen ein. Erst vor kurzem, am 16. Oktober 2024, wurde die „Wave 2“ der Copilot-Neuerungen bekannt gegeben.

Microsoft 365 Copilot berücksichtigt auch relevante Unternehmensmaterialien wie Dokumente, E-Mails und Chatverläufe. Der Assistent kann aber nur auf Daten zugreifen, die dem Berechtigungslevel des jeweiligen Users entsprechen. Diese Einstellungen können unter anderem über die rollenbasierte Zugangsverwaltung von Microsoft 365 vorgenommen werden. Wichtig: Ihre Unternehmensdaten werden nicht zum Training der zugrundeliegenden KI-Modelle verwendet.

Microsoft Copilot basiert auf dem Large Language Model „GPT“ von OpenAI. Als Large Language Model (LLM) werden KI-Algorithmen bezeichnet, die ähnlich einem Menschen Inhalte verstehen und erzeugen können. Anfangs verwendete Copilot das GPT-4-Modell, mittlerweile kommt die Version GPT-4 Turbo zum Einsatz; das neueste GPT-Modell, GPT-4o, wird bald umfangreich folgen. Microsoft ist der wichtigste Investor in OpenAI; insgesamt hat das Unternehmen etwa 13 Milliarden Dollar zur Verfügung gestellt.

Copilot wurde offiziell am 16. März 2023 während des Online-Events „The Future of Work with AI“ vorgestellt. Satya Nadella, der CEO von Microsoft, führte dazu aus:

„So wie wir uns zum jetzigen Zeitpunkt Computer nicht mehr ohne Tastatur, Maus oder Multitouch denken können, so wird es in Zukunft undenkbar sein, sich Computer ohne Copiloten und Prompts in natürlicher Sprache vorzustellen. Sie werden uns bei Aufgaben wie Textfortführungen, Zusammenfassungen, Chain-of-Thought-Reasoning, Reviews, dem Änderungsmanagement und To-dos helfen.“

Welche Versionen gibt es?

Copilot ist in einer Vielzahl von Versionen verfügbar. Die Wichtigsten stellen wir Ihnen hier vor.

Versionen für den allgemeinen Einsatz

Diese Copilot-Versionen können viele verschiedene Aufgaben übernehmen.

Copilot für private Anwender

Es gibt im Privatanwender-Segment eine kostenlose Webversion und eine kostenpflichtige Pro-Version. Die kostenlose Version gleicht einem Online-Chatbot und war früher als Bing Chat bekannt. Sie kann auch im Edge-Browser oder als mobile App verwendet werden. Dagegen ist die Pro-Version in verschiedenen Microsoft-365-Anwendungen integriert.

Weiterhin bestehen Unterschiede bezüglich der Performance. Die Pro-Version ist auch während der Hauptnutzungszeiten von GPT gut verfügbar, bei der kostenlosen Version kommt es zu Einschränkungen. Außerdem ist die Bildarstellung in der Pro-Version wesentlich leistungsfähiger. In Copilot Pro erhalten Sie aktuell 100 „Boosts“ pro Tag, in der kostenlosen Version nur 15. Ein Boost steht für einen beschleunigten Bilderzeugungsvorgang.

Microsoft 365 Copilot (Business-Version)

Diese kostenpflichtige Version von Copilot richtet sich an Geschäftskunden. Sie ist nahtlos in zahlreiche MS-Office-Programme wie Word, Excel oder PowerPoint integriert. Es handelt sich um einen Zusatzdienst. Unternehmen können also wählen, ob sie Copilot ergänzend zu ihrer Microsoft-365-Basislizenz buchen möchten oder nicht. Die Abrechnung richtet sich nach der Anzahl der User.

Die beiden kostenpflichtigen Versionen im Vergleich

Microsoft 365 Copilot ist etwas teurer als Copilot Pro (Stand Q4 2024: 28,10 € User/Monat vs. 22 € User/Monat). Allerdings bietet die Business-Version eine Reihe von zusätzlichen Features. So werden mehr Microsoft Apps unterstützt, wie Teams, Loop oder Forms. Außerdem verwendet Microsoft 365 Copilot das sogenannte Graph-Grounding. Auf diese Weise kann die KI auch relevante Firmendokumente aus anderen MS-Apps „anzapfen“ (abhängig vom Berechtigungslevel des jeweiligen Users). Weiterhin bietet Ihnen Microsoft 365 Copilot ein höheres Datenschutz-Level, weil es besser in das Microsoft-Ökosystem integriert ist. Und nicht zuletzt können Sie auf Copilot Studio zugreifen (s. unten), was mit Copilot Pro nicht möglich ist.

Rollenspezifische Versionen

Diese spezialisierten Versionen richten sich an Anwender in bestimmten Unternehmensbereichen. Beachten Sie: Noch nicht alle diese rollenbasierten Copilots sind bereits allgemein zugänglich.

Copilot for Security

Diese Copilot-Lösung fügt sich in Microsoft-Security-Tools wie Microsoft Sentinel und Microsoft Defender ein. Indem Copilot Daten korreliert und Zusammenfassungen liefert, verbessert sich die Incident-Response-Time Ihres SOCs.

Copilot for Service

Diese Copilot-Version unterstützt Ihre Kundenservicemitarbeiter unter anderem bei der Beantwortung von Tickets und bei der Fallpriorisierung. Außerdem existieren Konnektoren für Software-Lösungen wie Salesforce, ServiceNow und Zendesk.

Copilot for Sales

Copilot for Sales steigert die Produktivität Ihres Verkaufsteams. Unter anderem übernimmt das Tool folgende Aufgaben:

• Identifikation der vielversprechendsten Anfragen (Lead Scoring)
• Priorisierung von Vertriebsaktivitäten
• Verbesserung der schriftlichen Kundenkommunikation, zum Beispiel beim Verfassen von Outreach-E-Mails oder der Erstellung von Pitch-Decks
• Tracking der Verkaufsbeziehung

Copilot for Finance

Im Controlling und in der Buchhaltung unterstützt Copilot beim Datenabgleich und bei Varianzanalysen. Dafür werden eine Vielzahl unterschiedlicher Datenquellen berücksichtigt, die sich auch grafisch aufbereiten lassen.

GitHub Copilot

GitHub Copilot versteht eine Vielzahl von Programmiersprachen. Er macht Ihren Entwicklern Code-Vorschläge und passt sich dabei an den Programmierstil des jeweiligen Developers an. Die Kommunikation mit GitHub Copilot kann sowohl in natürlicher Sprache als auch syntaxbasiert erfolgen.

Microsoft Copilot Studio

Eine besonders spannende Variante von Copilot ist das Microsoft Copilot Studio. Diese Entwicklungsumgebung erlaubt es Ihnen, eigene Copiloten zu erstellen, die auf Ihre Geschäftsanforderungen abgestimmt sind. Beispielsweise könnten Sie einen Copiloten entwickeln, der Ihr IT-Support-Team unterstützt, indem er Tickets kategorisiert, priorisiert und bereits Lösungsvorschläge macht.

Ein weiteres Beispiel: Eine Rechtsanwaltskanzlei könnte einen Copiloten für die Vertragsprüfung erstellen, um Risiken in langen Vertragsdokumenten schnell ausfindig zu machen. Genauso könnte das Tool Vertragsvorlagen für die Klienten der Kanzlei verfassen.

Copilot in Windows

Copilot ist mittlerweile auch in Windows 11 integriert. Hier kann Copilot zum Beispiel Computereinstellungen für den User ändern. Copilot ersetzt in diesem Zusammenhang das Vorgänger-Tool Cortana. Auch Windows-10-User können auf Copilot zugreifen; allerdings geht die Integration hier weniger tief.

Die wichtigsten Use Cases

Copilot kann für eine Vielzahl von Use Cases eingesetzt werden.

Zusammenfassungen

Copilot erstellt praktische Zusammenfassungen. Zum Beispiel kann sich die Geschäftsleitung ein komplexes technisches Dokument auf wenigen Seiten erklären lassen. Das beschleunigt die Entscheidungsfindung im Unternehmen.

Ebenfalls nützlich ist der Einsatz von Copilot bei langen, unübersichtlichen E-Mail-Verläufen in Outlook. Statt sich langwierig jede einzelne Nachricht durchlesen zu müssen, fasst Copilot die wichtigsten Informationen sekundenschnell für Sie zusammen.

Als besonders hilfreich erweist sich Microsoft Copilot bei Videos. Ihre Teammitglieder haben selten Zeit, lange Aufnahmen von Anfang bis Ende zu schauen, zum Beispiel Schulungsmaterialien. Copilot kann in wenigen Sekunden ein einstündiges Tutorial auf die wichtigsten Learnings herunterbrechen.

Selbst mit Video-Calls kann Copilot umgehen. Häufig erscheinen Teilnehmer später als geplant, weil sie noch andere Verpflichtungen hatten. Statt sich jetzt von den anderen Teilnehmern über das bisher Gesagte aufklären lassen zu müssen, kann Copilot ihnen diese Informationen liefern. Das verbessert den Flow von Meetings. Genauso können sich Teilnehmer früher verabschieden, wenn sie einen dringenden Termin haben, und sich später von Copilot über die Ergebnisse des Meetings informieren lassen.

Quelle: https://support.microsoft.com/de-de/copilot-teams#ID0EBBD=Nachholen

Quelle: https://support.microsoft.com/de-de/copilot-powerpoint#ID0EBBD=Frage_stellen

Bilderstellung

Unter Verwendung von Dall-E 3 und Microsoft Designer erzeugt Copilot hochwertige Bilder, Diagramme und Grafiken. Diese Visuals können für Produktseiten, Blogartikel und Print-Broschüren verwendet werden.

Ihre User weisen Copilot dafür in natürlicher Sprache an, zum Beispiel, „Erstelle mir eine Titelseite für unser Messeprogramm“. Sie müssen sich also nicht umständlich durch die vielen Menüs und Funktionen von gängigen Grafikprogrammen klicken.

Programmierung

Copilot kann auch Code schreiben. Auf diese Weise können Sie sehr schnell Prototypen erstellen, zum Beispiel für eine mobile App. Entwicklungsprozesse, die in der Vergangenheit Wochen oder Monate gedauert hätten, können jetzt in wenigen Stunden abgeschlossen werden.

Recherche

Copilot hilft Ihnen, sich neue Wissensgebiete zu erschließen. Vielleicht arbeiten Sie in einem Pharmaunternehmen und möchten sich über die Gen-Technologie CRISPR informieren – ein hochkomplexes Thema. Copilot kann hier Hunderte von Quellen für Sie in einem kurzen Text vereinen.

Besonders praktisch: Sie können auch das Wissensniveau spezifizieren. Wenn Sie gerade erst damit begonnen haben, sich mit CRISPR zu befassen, dann sagen Sie zu Copilot, „Verfasse eine kurze, anfängerfreundliche Einführung für mich.“ Wenn Sie bereits tiefer in die Materie eingetaucht sind, dann sagen Sie, „Ich möchte einen Überblick über die neuesten CRISPR-Entwicklungen für fortgeschrittene Leser.“

Kundengewinnung

Ein Use Case, bei dem Copilot glänzt, ist die Kundengewinnung. Copilot hilft Ihren Verkäufern dabei, deutlich schneller auf Kundenanfragen und -einwände zu reagieren. Studien zeigen, dass solche verkürzten Antwortzeiten in wesentlich mehr Abschlüssen resultieren.

Aber auch die Qualität der Antworten steigt. Weil für das Training von GPT besonders viele Werbetexte zum Einsatz kamen, formuliert die KI sehr geschickt. Copilot versteht es zum Beispiel gut, beim Leser Knappheit („Scarcity“) zu suggerieren und ihn damit zum Handeln zu bewegen.

Upskilling

Mit Copilot können sich Ihre Anwender schnell neue Fähigkeiten aneignen, Stichwort Upskilling. Zum Beispiel könnte sich ein User mithilfe von Copilot leicht Grafik- oder Webdesign-Grundlagen beibringen. Das hilft, dem Fachkräftemangel gegenzusteuern. Gleichzeitig werden Ihre vorhandenen Spezialisten entlastet, weil sich die User bei vielen Themen nun selbst helfen können.

Copilot + Office-Anwendungen

Microsoft 365 Copilot ist in alle wichtigen MS-365-Anwendungen eingebunden und unterstützt die User bei ihrer jeweiligen Aufgabe.

Copilot + Word

In Word macht Ihnen Copilot Textvorschläge, um zum Beispiel die Erstellung einer Prozessdokumentation zu beschleunigen. Bereits existierende Dokumente können verkürzt und vereinfacht werden, um beispielsweise IT-Policies klarer zu fassen. Formatierungen können in natürlicher Sprache vorgenommen werden, ohne dass Sie sich durch eine Vielzahl von Menüs klicken müssen.

Copilot + Excel

In Excel hilft Copilot Ihnen dabei, Daten zu analysieren und zu visualisieren. So können Sie zum Beispiel schnell Gewinn- und Verlustrechnungen vornehmen und das Budget für das aktuelle Quartal veranschaulichen.

Besonders praktisch: Copilot macht auch Formelvorschläge – eine fortgeschrittene Funktion in Excel, mit der sich viele menschliche User normalerweise schwertun.

Copilot + PowerPoint

Während Ihr Team früher Tage oder sogar Wochen über einer PowerPoint-Präsentation saß, dauert die Erstellung mit Copilot nur Minuten. Sie geben dem Assistenten das Thema und die wichtigsten Eckpunkte vor und erhalten sofort eine ansprechende Präsentation. Noch beeindruckender: Copilot erstellt Ihnen auch zur jeweiligen Folie passende Grafiken.

Quelle: https://copilot.cloud.microsoft/de-DE/prompts/all?products%2Fname=PowerPoint

Copilot + Teams

Während Video-Calls kann Copilot sich ergebende Fragen beantworten. So werden zeitintensive Follow-up-Meetings vermieden. Und falls Sie einmal zu spät kommen oder nicht an einem Meeting teilnehmen können, fasst Copilot die Besprechungsergebnisse für Sie zusammen.

Copilot + Outlook

In Outlook unterstützt Sie Copilot beim Schreiben von E-Mails und beim Zusammenfassen von Threads. Das geht so weit, dass Copilot sogar Ihren persönlichen Schreibstil imitieren kann. Ebenso kann Ihr KI-Assistent To-dos aus dem Schriftverkehr ableiten.

Copilot + OneNote

Copilot fasst für Sie längere Notizen zusammen, zum Beispiel einen Webclip oder ein Rezept, dass Sie in OneNote abgespeichert hatten. Auch Aufgabenlisten erstellt Copilot für Sie, zum Beispiel einen Plan mit Besorgungen für die nächste Betriebsfeier.

Vorteile

Microsoft Copilot bietet Ihrem Unternehmen eine Reihe von Vorteilen.

Automatisierung von Routineaufgaben

Seine große Stärke spielt Copilot bei der Automatisierung von Aufgaben aus, die menschlichen Anwendern monoton erscheinen. Beispielsweise kann Copilot in Excel eine Spalte mit Hunderten von Einträgen auf Fehleingaben untersuchen. Diese Aufgabe würde einen menschlichen User Stunden kosten, Copilot erledigt sie in Sekunden. Das erhöht nicht nur die Produktivität im Unternehmen, sondern steigert auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Steigerung der Kreativität

Viele KI-Kritiker befürchten, dass Tools wie Copilot die menschliche Kreativität untergraben. Das Gegenteil ist der Fall. Copilot kann Ihren Usern Erstentwürfe für Texte oder Bilder liefern, die ihnen als Inspiration dienen. Sie müssen nicht bei null starten.

Das heißt nicht, dass Ihre User den Vorschlag der KI auch verwenden; in vielen Fällen werden sie ihn zurückweisen oder zumindest modifizieren. Aber in jedem Fall wurde der kreative Prozess in Schwung gebracht.

Schnellere Entscheidungen

Copilot ist sehr gut darin, Entscheidungen zu beschleunigen. Zum Beispiel müssen Meetings nicht vertagt werden, weil kritische Informationen fehlen – Copilot liefert die benötigten Daten in Echtzeit. Aber auch Fundamentalentscheidungen, zum Beispiel, ob ein neues Geschäftsfeld erschlossen werden soll, fallen durch Copilot leichter. Das Tool fasst Trends zusammenzufassen und zeigt Handlungsoptionen auf. Das nimmt der Führungsebene die Entscheidung zwar nicht ab, aber beschleunigt sie.

Dem Fachkräftemangel gegensteuern

Es fällt KMU aktuell schwer, Fachkräfte zu finden. Das bedeutet, dass wichtige Aufgaben im Unternehmen liegen bleiben, weil Manpower und Expertise fehlen.

Mit Copilot können Sie diesem Problem begegnen, denn das Tool befähigt Mitarbeiter, die sich mit einem bestimmten Wissensgebiet oder Skill noch nicht auskennen. Beispielsweise könnte Copilot einen Vertriebsmitarbeiter anleiten, schnell eine Broschüre für einen Kunden zu erstellen – ohne dass zuerst ein Grafiker angeheuert werden muss.

Herausforderungen

Wie mit jeder neuen Technologie gehen auch mit Copilot bestimmte Herausforderungen einher.

Neue Prozesse

Copilot verändert die Arbeitsabläufe im Unternehmen. Zum Beispiel muss KI-generierter Output immer noch von einem Menschen überprüft werden. Solche neuen Zwischenschritte müssen sich erst einspielen.

Rechtliche Herausforderungen

Die meisten KI-Modelle gleichen einer Blackbox: Was zwischen Input und Output geschieht, ist schwer nachvollziehbar. Insbesondere ist oft nicht klar, ob datenschutzrechtliche Anforderungen eingehalten wurden. Aber auch die Beachtung des Urheberrechts, zum Beispiel bei der Textgenerierung, ist ein Problempunkt (siehe auch Blogbeitrag: Wie Sie KI im Unternehmen nutzen: Der Guide für CIOs – Absatz: „Wie steht es um rechtliche Implikationen?“).

Skeptische Teammitglieder

Copilot kann anfangs auf Ablehnung im Team stoßen. Zum einen könnten sich Mitarbeiter durch das Tool bedroht fühlen. „Was, wenn die KI bald meinen Job übernimmt?“ Zum anderen liefern LLMs manchmal falsche Ergebnisse, was Nutzer dazu verleiten kann, die Technologie vorschnell abzulehnen.

Prompt Engineering: Holen Sie das meiste aus Copilot heraus

Die Qualität des KI-Outputs hängt stark vom verwendeten Prompt ab. Je präziser die User formulieren, desto besser das Ergebnis. Mit den folgenden Tipps gelingt das.

1. Benennen Sie die Zielgruppe

Denken Sie bei jedem Prompt daran, wer Ihre Zielgruppe ist. Ein Beispiel: Sie arbeiten in der Marketing-Abteilung eines Bauunternehmens und möchten eine Broschüre über Gewerbebauten erstellen. Statt zu sagen, „Copilot, bitte erstelle eine Broschüre über unsere Produkte“, sagen Sie lieber:

„Copilot, bitte erstelle eine Produktbroschüre, die sich an mittelgroße gewerbliche Kunden aus Süddeutschland richtet, die in den nächsten zwölf Monaten anbauen möchten.“

Das Ergebnis wird wesentlich spezifischer ausfallen und daher zu einer besseren Conversion-Rate führen.

Ganz ähnlich sollten Sie Zielgruppen für die unternehmensinterne Kommunikation benennen. Ein Beispiel für einen Prompt:

„Copilot, bitte verfasse eine Info-E-Mail über unsere neue Software-Lösung, welche das Produkt für Mitarbeiter aus nicht-technischen Bereichen erklärt.“

Ein drittes Beispiel für das Zielgruppen-Prinzip sind Stellenausschreibungen. Sie können denselben Text für unterschiedliche Plattformen anpassen lassen, zum Beispiel abhängig davon, ob Sie in einer großen Tageszeitung annoncieren oder auf Instagram posten.

2. Geben Sie positive Anweisungen

Generell gilt: Copilot kann sehr gut mit positiven Anweisungen umgehen; negative Anweisungen produzieren weniger gute Resultate.

Ein Beispiel:

Positive Formulierung: „Copilot, erstelle ein Produktfoto mit einem lächelnden Kind.“

Negative Formulierung: „Copilot, erstelle ein Produktfoto mit einem Kind, das nicht böse guckt.“

Vermeiden Sie die letzte Variante.

3. Benennen Sie Quellen

Copilot liefert noch bessere Ergebnisse, wenn Sie dem Prompt Quellen hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise über ein Dokument mit Branding-Richtlinien verfügen, stellen Sie dieses Copilot zur Verfügung. Die KI ist in der Lage, diesen Input aufzugreifen.

4. Geben Sie Feedback

Nachdem Copilot Ihnen eine Antwort gegeben hat, sollten Sie den Assistenten gelegentlich wissen lassen, wie hilfreich diese war. Das trägt dazu bei, dass sich Copilot noch besser auf Ihre Prompting-Gewohnheiten einstellt.

5. Achten Sie auf Prompt-Vorschläge

Die Microsoft-365-Anwendungen machen Ihnen bereits Vorschläge für Prompts, normalerweise in der Seitenleiste. Hieran können Sie gut ablesen, wie effektive Prompts formuliert sein sollten.

6. Brechen Sie Aufgaben herunter

Zerlegen Sie komplexe Aufgaben in ihre Bestandteile; Copilot kann diese dann besser verarbeiten.

Wenn Sie zum Beispiel einen Produktseiten-Text mit Copilot erstellen, sagen Sie nicht einfach, „Schreibe mir 500 Wörter über unser Produkt, den Saugroboter.“ Erstellen Sie lieber eine Sequenz von Prompts:

1. „Schreibe mir 100 Wörter für eine Einführung, welche Schmerzpunkte des Kunden triggert, zum Beispiel, ‚Wenig Zeit zum Putzen‘.“

2. „Schreibe mir 100 Wörter über die Vorteile von Saugrobotern.“

3. „Schreibe mir 200 Wörter, welche die USPs unseres Modells hervorheben.“

4. „Formuliere eine Call-to-Action mit 100 Wörtern, welche den Kunden zur Bestellung animiert.“

Natürlich ist diese Art des Promptings aufwendiger. Aber die erzeugten Texte werden wesentlich passender ausfallen und besser konvertieren.

5 Best Practices

Damit Copilot seine volle Wirkung entfalten kann, sollten Sie auf die folgenden Best Practices achten.

1. Erstellen Sie eine Wissensdatenbank

Microsoft 365 Copilot liefert die besten Resultate, wenn Sie dem Assistenten möglichst viel Kontext zur Verfügung stellen, zum Beispiel in Form von Branding-Guidelines, Produktkatalogen oder IT-Policies. Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern diesen Prozess, indem Sie eine zentrale Wissensdatenbank erstellen, die solche Dokumentationen zusammenführt. Übrigens: Auch für diese Aufgabe können Sie sich von Copilot helfen lassen.

2. Achten Sie auf den Datenschutz

Microsoft 365 Copilot bietet bereits ein hohes Level an Datenschutz. Zum einen wird streng nach Nutzern und deren Berechtigungslevel getrennt. Das Tool zeigt dem User nur die Daten an, auf die er auch in anderen Microsoft-365-Diensten Zugriff hat. Zum anderen werden Firmendaten nicht für das Training von KI-Modellen verwendet. Trotzdem sollten Sie im Detail abklären, ob sich die Microsoft-Richtlinien mit Ihren internen Richtlinien decken.

3. Prüfen Sie den Output

Large Language Models neigen gelegentlich zum „Halluzinieren“ und erfinden Fakten. Deshalb sollte der Output immer von einem Menschen überprüft werden, bevor er zum Beispiel an die Öffentlichkeit gegeben wird. Dabei spielt auch der Use Case eine Rolle. So macht Copilot ausgezeichnete E-Mail-Vorschläge oder erstellt tolle Werbebroschüren. Wenn es jedoch um die Erstellung von komplexen Studien oder Whitepapern geht, dann sollten Sie Copilot mit Bedacht einsetzen. Die Chance, dass sich hier fachliche Fehler einschleichen, ist relativ hoch.

4. Ordnen Sie Copilot richtig ein

Es ist kein Zufall, dass Microsoft in seinen Werbematerialien von Copilot immer als Assistent spricht. Die Lösung ersetzt den Menschen nicht – sie arbeitet ihm zu.

Es ist wichtig, diesen Umstand klar zu kommunizieren. Denn manche Mitarbeiter neigen dazu, Copilot als Universallösung misszuverstehen. „Lass das mal die KI machen!“ Ein Hands-off-Approach wird aber langfristig nicht die gewünschten Resultate liefern.

5. Wählen Sie den richtigen Partner

Obwohl KI-Assistenten große Produktivitätssteigerungen bewirken, wird die Einführung gerne aufgeschoben. Das liegt daran, dass die meisten Inhouse-IT-Abteilungen so mit dem Tagesgeschäft befasst sind, dass nur wenig Zeit für Innovationsprojekte bleibt.

Fehlendes Know-how kann ein weiterer Grund sein, warum sich die Copilot-Einführung verzögert. Generative KI ist eine sehr neue Technologie und viele IT-Verantwortliche wissen noch nicht, worauf es bei der Implementierung ankommt.

Hier bietet sich die Zusammenarbeit mit einem externen Service-Provider wie Proact an. Solche Dienstleister setzen neue Technologien frühzeitig für eine Vielzahl von Kunden um. Sie verfügen bereits über das Know-how, das unternehmensintern noch fehlt.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass Ihr Provider Ihnen holistische KI-Lösungen bietet. Im Idealfall sollte Ihnen der Anbieter nicht nur bei der Copilot-Einführung helfen können, sondern auch bei anderen KI-Themen wie selbststeuernde Netzwerke oder KI-gestützte Monitoring-Tools. Proact ist in all diesen Bereichen stark aufgestellt.

Nutzen Sie das Potenzial von Copilot – mit Proact!

Sie möchten Microsoft Copilot für Ihr Unternehmen nutzen und wünschen sich dafür einen verlässlichen Partner? Dann sollten Sie sich mit unseren Proact-Experten unterhalten. Wir begleiten Sie über den kompletten Einführungsprozess hinweg.

Im ersten Schritt analysieren wir gemeinsam Ihre Anforderungen. Wir betrachten, bei welchen Geschäftsprozessen und in welchen Abteilungen Copilot den größten Nutzen stiften kann. Dafür sprechen wir sowohl mit Ihrem IT-Team als auch mit den Endanwendern vor Ort.

Auf dieser Basis erstellen wir einen Plan für die Implementierung. Wir achten darauf, dass Copilot optimal mit Ihrer Infrastruktur harmoniert und performant ist. Gleichzeitig stellen wir sicher, dass Datenschutz-Anforderungen eingehalten werden und Geschäftsgeheimnisse gewahrt bleiben.

Im nächsten Schritt schulen wir Ihre User, damit diese das meiste aus der Lösung herausholen. Wir haben bereits zahlreiche Copilot-Trainings in unterschiedlichen Industrien durchgeführt und wissen daher genau, was typische Stolpersteine der Anwender sind.

Auch nach der erfolgreichen Einführung lassen wir Sie nicht alleine. Wir bieten Ihnen fortlaufenden Support, spielen Updates auf und nehmen Optimierungen vor. Auch über neue Versionen und Funktionen von Copilot halten wir Sie immer auf dem Laufenden.

Kurz gesagt: Proact ist Ihr Rundum-Copilot-Partner.
Das klingt interessant? Dann kontaktieren Sie uns jetzt für ein kostenloses Beratungsgespräch.

Wir freuen uns schon, von Ihnen zu hören!