Caritas in Soest zieht mit Proact in souveräne Cloud

Flexibilität der Infrastruktur motiviert den Umzug in die Cloud

Bis vor einem Jahr betrieb der Caritasverband im Kreis Soest die gesamte IT-Landschaft On-Premise im hauseigenen Rechenzentrum. Alle wesentlichen Anwendungen waren lokal gehostet. Auf einer anderen Etage standen gespiegelte Backup-Systeme, um Redundanz und Ausfallsicherheit zu gewährleisten. Neben dem eigenen Verband betreute das IT-Team aus Soest auch noch den Caritasverband Bochum-Wattenscheid und einen kleinen Hospizdienst. Ersterer ist mittlerweile auch in die Cloud umgezogen, während letzterer weiterhin unterstützt wird.

Da sich die Lebenszeit der Serversysteme ihrem Ende näherte, entschied sich auch die Caritas Soest für den Weg in die Cloud. „Unsere Server-Hardware haben wir stets für 5 Jahre ausgelegt. Im letzten Zyklus sind wir aber schon an Grenzen gestoßen. Die Dimensionierung für die nächsten fünf Jahre wäre noch schwieriger planbar gewesen“, erklärt Harald Wege, Leitung IT des Caritasverbands im Kreis Soest. „In einer Cloud-Umgebung, in der wir nicht auf die eigene Hardware angewiesen sind, sind wir einfach flexibler. Bei Bedarf kann schnell ein neuer Server hinzukommen oder auch wieder weggenommen werden, wenn er nicht mehr gebraucht wird.“

Souveränes Cloud-Hosting mit uneingeschränkter Kontrolle über den Betrieb

Die Planung für den Umzug in die Cloud startete im Sommer 2024. „Wir haben uns mehrere Anbieter angeschaut und uns dann für die Proact entschieden“, sagt Wege. „Wichtig war für uns die regionale Nähe. Außerdem wollten wir die komplette Hoheit über unsere Systeme behalten. Das bietet nicht jeder Cloud-Anbieter so an, wie wir es mit der Proact vereinbaren konnten.“ Der Projektplan und das Betriebsmodell wurden ausgehend von dieser Prämisse Stück für Stück gemeinsam entwickelt.

„In mehreren Gesprächen haben wir die Anforderungen analysiert, Lösungen skizziert und gemerkt, dass der Leistungszuschnitt sehr gut zu unserem Portfolio passt“, sagt Christian Tausch, der als IT Solution Architekt der Proact das Cloud-Projekt begleitet hat. „Wir stellen von der Hardware bis zu grundlegenden Services die nötige Cloud-Infrastruktur bereit. Das IT-Team der Caritas verantwortet weiterhin den gesamten Betrieb inklusive Patch-Management und Verwaltung der Anwendungslandschaft. Bei Bedarf stehen wir außerdem jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.“

Schrittweiser Umzug – Migration und gezielter Neuaufbau zur Verbesserung der Systeme

Nach einer detaillierten Planung startete die operative Umsetzung im November 2024. Zunächst wurde im Rechenzentrum der Proact eine neue Umgebung für den Caritasverband im Kreis Soest aufgebaut. Dafür wurden unter anderem virtuelle Server und eine VPN-Verbindung eingerichtet sowie Zugänge und die Stabilität des Setups getestet. Anstatt alle Systeme eins-zu-eins zu migrieren, nutzte das IT-Team der Caritas die Gelegenheit und setzte manche Systeme neu auf, um sie entscheidend zu verbessern. So wurde zum Beispiel der Pflegeserver durch eine Segmentierung in zwei Zonen noch besser abgesichert.

Für die Migration der Server stellte die Proact dem IT-Team übergangsweise eine Storage-Lösung bereit, um die Synchronisation zwischen der On-Premise-Umgebung und der neuen Cloud-Umgebung zu bewerkstelligen. „Wir konnten unsere Server einfach auf das Storage-Device legen und dann automatisiert synchronisieren. Die Vorgehensweise hat uns sehr gut gefallen. Wir mussten keine externen Festplatten oder so mit dem Auto vom einen ins andere Rechenzentrum bugsieren“, schmunzelt Harald Wege.

Im November 2025 – ein Jahr nach Projektstart – ist der Umzug weitestgehend abgeschlossen. Nur noch vier Systeme liegen in der On-Premise-Welt. Sie werden in den kommenden Monaten ebenfalls in die neue Umgebung übertragen. „Da wir den Betrieb weiterhin selbst verantworten, hat sich das Arbeitsaufkommen nicht verändert“, sagt Wege. „Nichtsdestotrotz können wir jetzt ein Stück weit besser schlafen in dem Wissen, dass unsere Infrastruktur in der Proact-Cloud gut geschützt ist – sei es durch die Firewall oder die geschützte physische Umgebung. Wir müssen uns zum Beispiel keine Gedanken mehr darüber machen, dass unsere Klimaanlagen etwas in die Jahre gekommen sind.“

Mitarbeitende profitieren von höherer Performance und neuer Tool-Landschaft

Die Vorteile des neuen Setups sind auch für die Mitarbeitenden spürbar: „Ich höre seit dem Umzug sehr viel positives Feedback“, resümiert Wege. „Wir merken deutliche Performance-Verbesserungen. So läuft zum Beispiel der Finanzbuch-haltungsserver trotz gleicher Ressourcenzuweisung gefühlt doppelt so schnell wie vorher.“ Darüber hinaus stehen den Mitarbeitenden jetzt neue Werkzeuge aus dem Microsoft-Ökosystem zur Verfügung. Im Rahmen eines Teilprojekts wurde das Anmeldeverfahren via Citrix auf einen Azure Virtual Desktop und damit auf ein MS365-basiertes Lizenzmodell umgestellt.

Sowohl im Rahmen des Projekts als auch im Umgang mit den Usern steht für die IT-Abteilung des Caritaskreisverbands Soest die Nähe zum Menschen im Fokus. „Wir haben in der Projektphase und auch in den Gesprächen davor eine sehr offene, partnerschaftliche und lösungsorientierte Atmosphäre erlebt, in der wir uns auf Augenhöhe begegnen“, fasst Christian Tausch die Zusammenarbeit zusammen. „Wir arbeiten grundsätzlich menschennah“, sagt Harald Wege. So gelte trotz aller digitalen Kollaborationsmöglichkeiten auch im Cloud-Zeitalter die Devise: „Wenn jemand im Haus IT-Hilfe benötigt, gehe ich zu ihm oder ihr und wir lösen das Problem gemeinsam vor Ort.“