In wenigen Wochen zur rein Cloud-basierten IT-Infrastruktur

Konzeption auf der grünen Wiese ohne Altlasten

„Wir wollten die IT selbst in die Hand nehmen, um das Geschäft besser unterstützen zu können“, erinnert sich Martin Friedrich, IT & Security Manager bei Mainova WebHouse. „Dabei hatten wir von Anfang an eine rein Cloud-basierte Lösung angestrebt – vor allem wegen der Flexibilität und Kosteneffizienz.“

Für die Konzeption des Betriebsmodells gab es eine Ausgangssituation, wie sie aus IT-Sicht nicht besser hätte sein können: ein Neustart auf der grünen Wiese ohne Altlasten. Es gab weder konzernweite Vorgaben zu berücksichtigen noch komplexe Benutzer-, Gruppen- und Rechtekonstrukte zu migrieren. Stattdessen spezifizierte ein Kriterienkatalog alle wesentlichen Anforderungen. „Wir haben die Kriterien analysiert und drei Varianten für das Zieldesign entwickelt“, sagt Christian Tausch, IT Solution Architekt von Proact. „Besonderes Augenmerk lag auf dem erwarteten Wachstumspfad des Unternehmens und der Auswahl einer zukunftsfähigen Infrastruktur.“

„Das Gesamtbetriebskonzept mit dem konsequenten Public Cloud-Ansatz hat uns letztlich überzeugt“, sagt Friedrich. „Für uns war es wichtig, dass die neue Infrastruktur schnell verfügbar ist. Und das hat hervorragend funktioniert. Vom ersten Kontakt mit Proact bis zur Umsetzung vergingen nur wenige Wochen.“ Ursprünglich mit fünf Usern gestartet, arbeiteten kurze Zeit später bereits zwölf User auf der Infrastruktur. Heute beschäftigt das Startup 25 Mitarbeitende und wächst kontinuierlich weiter.

Konsequenter Fokus auf Security und Datenschutz

Die freie Neukonzeption hatte den Vorteil, dass von Anfang an die Themen Security und Datenschutz in den Mittelpunkt gestellt werden konnten. „Besonders wichtig war uns ein hohes Maß an Unabhängigkeit und Flexibilität“, sagt Friedrich. „So haben wir zum Beispiel auch die Datenhaltung komplett und redundant in der Cloud. Dadurch geht nichts verloren – auch wenn auf der Baustelle mal ein Bagger über das Tablet fährt.“ Ergänzende Proact-Services wie das Office 365-Backup beugen Datenverlusten effektiv vor.

Mit Sicherheitsthemen ist Friedrich nicht nur im Rahmen der IT-Administration vertraut. Bei Bauprojekten kümmert sich der IT-Experte als Security Manager um die hohen und speziellen Sicherheitsanforderungen von Rechenzentren. Die verfügbare Zeit für die Betreuung der eigenen IT-Infrastruktur ist deshalb sehr übersichtlich. „Eine eigene IT-Abteilung macht bei unserer Größe keinen Sinn. Und als One-Man-Show wäre es nicht möglich, so eine IT-Infrastruktur zu verwalten, wie wir sie jetzt haben. Deshalb bin ich sehr froh, dass wir mit der Proact einen vertrauensvollen Partner gefunden haben – mit Expert:innen für alle wichtigen Themen, von der Firewall bis zu MS365“, sagt Friedrich.

Ortsunabhängige Nutzung der Infrastruktur

Eine wichtige Basis der Infrastruktur legt das Cloud-Angebot von Microsoft rund um MS365, Exchange, Sharepoint und Teams. Darüber hinaus sind Projektmanagement-Tools wie MS Project und bauspezifische Softwarelösungen im Einsatz. Die Construction-Abteilung nutzt zudem 2D- und 3D-Planungstools wie AutoCAD. „Ein wesentlicher Vorteil des Public Cloud-Ansatzes ist, dass wir komplett ortsunabhängig sind. Alle wichtigen Dienste sind überall verfügbar – ob im Home Office, im Büro oder auf der Baustelle“, sagt Friedrich.

Im Büro selbst ist nur eine minimale Infrastruktur vorhanden, die im Wesentlichen aus WLAN Access Points und Netzwerk-Switches besteht. Es gibt keine Server vor Ort. Selbst wenn das lokale Netzwerk einmal ausfallen sollte, bleiben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeitsfähig, da sie auch über ihre Diensthandys auf die Cloud-Dienste zugreifen können.

Kontinuierliche Weiterentwicklung der Cloud-basierten IT-Umgebung

Seit der Einführung wird die IT-Infrastruktur kontinuierlich weiterentwickelt. Seit 2024 ist Mainova WebHouse zertifiziert nach ISO 27001. Friedrich legt großen
Wert auf die Umsetzung von Best Practices, um die IT für die Endanwender sicherer und komfortabler zu machen. So müssen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dank des implementierten Single Sign On (SSO) weniger Passwörter merken. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) mit biometrischen Merkmalen wie Gesichtserkennung sorgt für hohe Sicherheit.

Auch die Anwendungslandschaft entwickelt sich weiter. So ist beispielsweise eine Fachanwendung für das technische Objektmanagement hinzugekommen. Obwohl sie eigentlich für den Betrieb auf einer lokalen Infrastruktur konzipiert ist, gelang es dem Betriebsteam, sie über eine virtuelle Maschine nahtlos in die Cloud zu integrieren.

Die Abstimmung zwischen den Partnern erfolgt im Tagesgeschäft über das Proact Service Center. Kommt beispielsweise ein Mitarbeiter hinzu oder verlässt er das Unternehmen, werden die administrativen Arbeiten über Tickets koordiniert. Außerdem findet vierteljährlich ein Service Meeting statt, bei dem der Betrieb der vergangenen Monate analysiert und Pläne für die Zukunft entwickelt werden.

Mitarbeitende profitieren von hochmoderner IT-Ausstattung

Von den Mitarbeitenden wird die rein Cloud-basierte IT sehr stark geschätzt. „Die Resonanz ist durchweg positiv. Es ist auch schon vorgekommen, dass ein Mitarbeiter, der das Unternehmen verlassen hat, angerufen und gesagt hat, dass er unsere IT vermisst.“, schmunzelt Friedrich.

Die Zusammenarbeit zwischen der Mainova WebHouse und Proact beschreiben die Beteiligten auf beiden Seiten als entspannt, zielgerichtet, innovativ und gemeinschaftlich. „Es gibt eine große Offenheit gegenüber neuen Technologien und es macht Spaß, gemeinsam eine Cloud-basierte Betriebsumgebung weiterzuentwickeln, die wirklich State-of-the-Art ist“, resümiert Christian Tausch von Proact. „Was wir bis heute an der Zusammenarbeit schätzen, ist die
Flexibilität und das aus vielen Richtungen kommende Fachwissen“, ergänzt Friedrich. „So können wir gemeinsam das liefern, wofür die IT auch da sein sollte: die Unterstützung und Erleichterung des Geschäftsbetriebs.“