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Case Study

Taiyo Yuden Europe GmbH

Sicherung der Handlungsfähigkeit durch den Ausbau der IT-Infrastruktur

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Taiyo Yuden Europe GmbH ist die europäische Vertriebstochter eines japanischen Elektronikkonzerns, der im B2B-Bereich vorrangig elektronische Bauelemente, wie z. B. Kondensatoren, vertreibt. Ihre sehr unterschiedlichen Kunden erwarten maximale Liefertreue und Flexibilität zu einem minimalen Preis. Damit dies möglich ist, muss die IT entsprechend aufgestellt sein, schnelle Erreichbarkeiten der Mitarbeiter gewährleisten und kurze Reaktionszeiten ermöglichen. Gerade diese Erreichbarkeiten, Vertreterregelungen und der Einblick in den Status verschiedenster Prozesse zu jeder Zeit stellte für Taiyo Yuden Europe GmbH vor Beginn des gemeinsamen Projektes mit Proact Deutschland GmbH eine der IT-Herausforderungen dar. Darüber hinaus sollte die Sicherheit sämtlicher Daten des Unternehmens auf ein neues Level gebracht werden.

Ausgangssituation

„Unsere Kunden erwarten von uns und unseren Mitarbeitern zuverlässige Aussagen über bestellte oder bereits gelieferte Produkte und Services sowie Verfügbarkeiten zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis“, sagt Stefan Dütsch, IT Coordinator bei Taiyo Yuden Europe GmbH. „Für uns bedeutet dies, dass wir eine IT benötigen, die uns sowohl mit Blick auf die Datensicherheit als auch auf Vertreterregelungen mit granular geregeltem Zugriff auf Informationen und Status von Projekten unterstützt.” Die IT von Taiyo Yuden Europe benötigte demzufolge IT-Strukturen und moderne Werkzeuge, die den Mitarbeitern eine schnelle, eigenständige Bearbeitung sämtlicher Prozesse im Unternehmen ermöglicht.

Die Herausforderung

Wie ist gerade der Status eines konkreten Projektes, wenn der dafür zuständige Mitarbeiter krank sein sollte? Wie ausgelastet sind die internen Ressourcen und wann ist wer im Unternehmen erreichbar und verfügbar? Moderne und leistungsfähige IT-Lösungen, vor allem das bekannte und beliebte Microsoft 365 Paket, lösen genau diese Fragen und bleiben dabei vor allem eines: leicht bedienbar für alle. Darüber hinaus galt es, die Sicherheit und Verfügbarkeit aller Daten auf eine neue Stufe zu bringen.

Es war genau die richtige Entscheidung, unsere Kommunikation und Informationsstruktur auf das nächste Level zu bringen. Dass die Implementierung so verlief, wie geplant, unsere User den Umstieg auf das neue System kaum bemerkten und es nun rege nutzen, beweist uns, dass wir auf den perfekten IT-Partner gesetzt haben.
Stefan Dütsch, IT Coordinator

Das Ziel: Die IT aufrüsten – für mehr Sicherheit und bessere Kommunikation

Abgeleitet aus dem Geflecht des Unternehmens, der immer stärker verbreiteten Arbeit in Remote-Teams und den Anforderungen der Kunden, lautete das Ziel des IT-Projektes von Taiyo Yuden Europe GmbH: Das alte E-Mail-Programm und dessen strukturelle Einbindung ins Unternehmen ablösen und gegen ein neues, modernes Kommunikations-System – wie Microsoft 365 – austauschen. Für das Ziel, die Datensicherheit zu erhöhen, sollte zudem ein besseres Backup-System aufgesetzt und die eigene Firewall optimiert werden.

Integration einer “State-of-the-Art”-Kommunikation

Taiyo Yuden Europe GmbH entschied sich für den Austausch der bisherigen E-Mail-Lösung “Zimbra” unter gleichzeitiger Überarbeitung sämtlicher Kommunikationsstrukturen. Neben klassischen E-Mails sollten die Mitarbeiter ermächtigt und ermutigt werden, kollaborative Dienste wie Microsoft Teams zu nutzen. Zum Alltag der Mitarbeiter bei Taiyo Yuden Europe GmbH gehören daher nun auch shared Mailboxes, Chats, Gruppenverteiler, Manuals und Dokumentationen in MS Teams und vieles mehr. So wird der Austausch von Informationen deutlich schneller und auch im Fall von Vertretungsfällen ohne Zeitverlust oder wertvolle Details zum Projekt möglich. „Heute sieht jeder, wie der Status eines Projektes aussieht. Sowohl die Mitarbeiter einer bestimmten Gruppe als auch unser Kunde”, berichtet Stefan Dütsch.

Mehr Sicherheit dank Backup-as-a-Service

Wer kommuniziert, muss seine Informationen auch speichern und das selbstverständlich rechtssicher. Mit dem Umstieg auf Microsoft 365 und Backup-as-a-Service durch Proact Deutschland realisiert Taiyo Yuden Europe GmbH heute sowohl die rechtssichere Archivierung sämtlicher E-Mails als auch weiterer Informationen, die in der neuen Software gespeichert und verarbeitet werden.

Mehr Sicherheit durch die Optimierung der Firewall

Was nützen die besten, aktuellen sowie stets archivierten Daten rund um das eigene Geschäft, wenn sie gegen Angriff e von außen nicht gewappnet sind? Aus diesem Grund entschied sich Taiyo Yuden Europe GmbH für die Optimierung der Firewall und verlagerte seine Daten auf global redundante Server mit erstklassiger Notfall-Wiederherstellung: Exchange Online. So behalten sie, unterstützt durch Proact Deutschland, die Kontrolle über ihre Umgebung und hosten ihre E-Mails auf den Servern von Microsoft.

Benefits

  • Hohe Verfügbarkeit der IT sowie sämtlicher Informationen
  • Schneller Einblick in den Status Quo sämtlicher Prozesse und Kunden – auch für Vertretungen
  • Moderne Kommunikation – auch in Zeiten von Remote-Work
  • IT-Security auf neueste Sicherheitsstandards gehoben

Key components

  • Einführung von Microsoft 365
  • Backup-as-a-Service
  • Optimierung der Firewall
  • Proact Professional Service
Dank der zeitgemäßen Tools können wir heute ganz anders arbeiten. Das hat uns vor allem in der Pandemie sehr viel weitergeholfen. Vertretbarkeit, Erreichbarkeit und spontanes Zusammenarbeiten kamen für uns genau zur rechten Zeit. Gerade im Winter 21/22 haben wir den Unterschied deutlich bemerkt.
Stefan Dütsch, IT Coordinator

Über Taiyo Yuden Europe GmbH

Taiyo Yuden Europe GmbH ist die europäische Vertriebstochter eines japanischen Elektronikkonzerns. Das wesentliche Geschäftsfeld des Unternehmens kümmert sich vorrangig um die Herstellung von elektronischen Bauelementen wie z. B. Kondensatoren, Spulen, Filtern und Baugruppenmodule, wie Funkmodule für Bluetooth oder WiFi und Spannungswandler.

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